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 FAQ

 

Come deve essere fatta una segnalazione?

 

 

A titolo di esempio, il dipendente o collaboratore deve segnalare ogni fatto concreto che:

 

                    -    costituisca una violazione del Codice Etico, del Regolamento aziendale e del Modello di Organizzazione, Gestione e controllo ex d.lgs. 231/2001;

 

<!-             -     costituisca un presunto reato;

 

                   -      contrasti con il dovere alla fedeltà verso l’azienda;

 

                 -       sia suscettibile di arrecare pregiudizio patrimoniale o di immagine alla Società o ai soci/azionisti;

 

     -       sia riferibile all’abuso del potere affidato ad un dipendente, al fine di ottenere vantaggi privati;

 

     -      sia suscettibile di arrecare un pregiudizio ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso la Società.

 

 

Il segnalante deve fornire elementi concreti e circostanziati, basati sulla buona fede, per consentire all’ente ricevente di avere gli elementi sufficienti per i successivi riscontri. Si tenga presente che ogni documento fornito anonimamente non è utilizzabile come prova in un eventuale successivo contenzioso legale. Si ribadisce che, pur non essendo necessario che il segnalante fornisca prove documentali, deve, tuttavia,fornire al gestore delle segnalazioni (struttura di analisi e gestione delle segnalazioni)indicazioni precise e circostanziate che consentano di avviare un processo di verifica e indagine interna.

 

Sono vietate segnalazioni ingiuriose, calunniose o diffamatorie.

 

Il segnalante non deve fornire in nessun modo informazioni di carattere personale circa la/le persona/e segnalate, non strettamente pertinenti alla segnalazione. Inoltre, non deve inviare documenti, foto, video, registrazioni audio che possano rappresentare una violazione della privacy o ottenuti infrangendo le leggi dello Stato.

 

A titolo di mero esempio, non si ritiene lecita una segnalazione del tipo:

 

“Il signor X ruba i computer dell’azienda”,

 

mentre è lecita una segnalazione del tipo:

 

 “Il giorno XX/XX/XXXX il Signor X usciva dall’azienda con un computer dell’azienda”.

 

Sulla seconda segnalazione l’Internal Audit può avviare delle analisi e cercare i necessari riscontri.

 

 

Le segnalazioni devono essere conformi alla “Whistleblowing Policy”.

Che cos’è la Whistleblowing Policy?

 

 ​

La Whistleblowing Policy stabilisce le modalità operative e le tutele garantite al dipendente o allo stakeholder esterno della Società, che vuole effettuare una segnalazione di illeciti o irregolarità, nel rispetto dei vincoli di legge e dei diritti e degli obblighi di tutte le parti coinvolte (il segnalante, il/i segnalato/i, l’azienda).

 

Nel rispetto della normativa privacy, non si possono fornire dati personali dei segnalati oppure foto registrazioni audio e video raccolti illegalmente. Inoltre, la Policy vieta le segnalazioni fatte con lo scopo di calunniare o diffamare colleghi, nonché effettuate con dolo o colpa grave, dichiarando che queste sono passibili di azioni disciplinari nei confronti del segnalante.

 

La Whistleblowing Policy redatta da AdB garantisce al dipendente/collaboratore che le segnalazioni fatte in buona fede non avranno conseguenze (sanzioni o discriminazioni) e non costituiranno pregiudizio per il proseguimento del rapporto di lavoro. Pertanto l’azienda si impegna a garantire la confidenzialità e/o l’anonimato del dipendente/collaboratore, nonché la sua tutela nei confronti di misure discriminatorie, dirette o indirette, aventi effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

 

La Policy elenca le situazioni e i comportamenti che, a titolo esemplificativo, dovrebbero far scattare la segnalazione, pur non riuscendo a definire una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing.

 

Le segnalazioni, per essere prese in considerazione, devono essere adeguatamente circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.

 

Le segnalazioni non possono riguardare, invece, rimostranze di carattere personale del segnalante o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con il superiore gerarchico o i colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla Direzione Sviluppo Persone & Organizzazione.

 

Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci e le doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni da parte del medesimo.

 

Per i dettagli si rimanda alla Whistleblowing Policy, presente nella sezione Policies della piattaforma.

 

Sono ammesse segnalazioni anonime ?​

Sì, la piattaforma WB Confidential ammette sia segnalazioni nominative sia segnalazioni anonime.

 

Nella prassi italiana la gran parte delle aziende e degli enti pubblici non prendono in considerazione le segnalazioni anonime.

 

La piattaforma WB Confidential consente di superare il limite della tradizionale segnalazione anonima, che non consente di approfondire e verificare meglio i fatti in oggetto, perché consente di stabilire un dialogo protetto con il segnalante.

 

Altro aspetto che fino ad oggi ha ostacolato l’affermarsi del modello di whistleblowing è che si ritiene che debba prevalere il principio di tutela del denunciato, per cui questo debba conoscere l’autore e il contenuto della segnalazione per poter esercitare il suo diritto alla difesa da chi lo accusa. Inoltre è da ritenere determinante la circostanza che, nell'ordinamento italiano, non sussiste una norma che obblighi il datore di lavoro ad indagare su fatti denunciati attraverso una lettera anonima.

 

Di recente la tendenza si sta invertendo, le iniziative legislative e normative per la lotta alla corruzione e la sicurezza dei mercati e delle banche, hanno introdotto il principio dell’ammissibilità di ricevere e gestire segnalazioni anche anonime, a tutela degli interessi patrimoniali e reputazionali dell’azienda (ad esempio se viene segnalata una frode significativa o un rischio per la sicurezza rilevante).

 

Pertanto si ritiene che le segnalazioni anonime vadano sempre prese in considerazione, ove queste siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, ove cioè siano in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati .

 

 

Le segnalazioni sono effettivamente anonime?​

Nel caso in cui l'utente decida di effettuare una segnalazione anonima, può richiedere le credenziali randomiche generate dal sistema e non legate all'account di rete. Non è possibile risalire all’utente che effettua una registrazione, se non usando strumenti di intercettazione del traffico di rete, che però non sono alla portata di qualsiasi utente, ma piuttosto di un hacker e in ogni caso devono operare durante la connessione dell’utente al portale.

 

La piattaforma è sicura?​

Sì, attivando la configurazione che consente l’utilizzo di protocolli di comunicazione sicuri, tutti i dati gestiti nel portale sono visibili solo alle persone autorizzate.

Chi riceve le segnalazioni?​

 

Le segnalazioni inserite nel portale sono ricevute sempre in forma confidenziale dalla Struttura di analisi e gestione. La Società ha definito che le segnalazioni vengano ricevute dal Responsabile Internal Audit, in quanto funzione caratterizzata da indipendenza ed obiettività, il quale esegue una prima sommaria analisi della segnalazione ricevuta e la smista al competente organo di controllo (OdV o Comitato Etico ed Anticorruzione), in base all’oggetto della stessa.​

 

 

 

 
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